Ngoài việc tuân thủ về nội dung trong nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng, việc tuân thủ hình thức cũng là điều rất quan trọng. Một trong những yếu tố hình thức đó là chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng, điện tử, bán hàng. Chữ ký số HSM là gì? Chữ ký số HSM có ký được hóa đơn điện tử không? Chữ ký trên hóa đơn như thế nào được coi là đúng quy định? Mức xử phạt nếu chữ ký không đúng quy định trên hóa đơn giá trị gia tăng là bao nhiêu? … Chúng ta hãy cùng đi tìm lời giải cho những câu hỏi trên thông qua bài viết này nhé.
Một số quy định về chữ ký trên hóa đơn GTGT, điện tử, bán hàng
– Căn cứ vào Điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định bắt buộc người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
– Về màu mực trên hóa đơn: Không được sử dụng mực đỏ, chữ ký phải được thực hiện bằng bút bi hoặc bút mực không bị phai màu, không dễ bị loang lổ, mất chữ khi dính nước. Không dùng bút gel có thể xóa được trên hóa đơn GTGT.
– Chữ ký phải là chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền chứ không được sử dụng bằng con dấu hoặc chữ ký khắc sẵn.
– Hóa đơn GTGT, hóa đơn điện tử hoặc bán hàng sẽ trở nên bất hợp lệ khi có dấu hiệu tẩy xóa, chỉnh sửa chữ ký.
– Chữ ký của một người chịu trách nhiệm về hóa đơn đó phải thống nhất tuyệt đối với sổ đăng ký mẫu chữ ký lúc ban đầu.
– Trên hóa đơn GTGT,phía cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải có chữ ký của người chịu trách nhiệm cao nhất đơn vị đó. Trường hợp người khác ký thay thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người được ủy quyền. Giấy ủy quyền sẽ được đính kèm với hóa đơn. Điền đầy đủ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn GTGT.
– Với mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX… người mua hàng không cần thiết phải ký hóa đơn, ở mục chữ ký của người mua hàng, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX…
Mức xử phạt đối với trường hợp chữ ký không đúng quy định trên hóa đơn GTGT, điện tử, bán hàng
Theo thông tư số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 có hiệu lực từ 01/05/2018 quy định những trường hợp chữ ký hóa đơn GTGT, điện tử, bán hàng không đúng quy định và mức xử phạt hành chính như sau:
1. Phạt tiền từ 3-5 triệu đồng:
– Tẩy xóa, chỉnh sửa chữ ký với mọi hình thức trên hóa đơn GTGT, điện tử và bán hàng.
– Ký hóa đơn GTGT, điện tử, bán hàng bằng mực không đúng quy định hoặc màu đỏ, mực phai màu.
– Ký bằng con dấu hoặc chữ ký được khắc sẵn.
2. Phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng:
– Ký khi chưa ghi đủ nội dung theo quy định của hóa đơn GTGT thuộc phạm vi trách nhiệm của người ký.
– Ký hóa đơn vượt quá thẩm quyền xử lý cũng như trách nhiệm của mình trên hóa đơn.
– Chữ ký trên hóa đơn không thống nhất hoặc không giống với sổ đăng ký mẫu chữ ký ban đầu.
– Không có đủ chữ ký quy định trên hóa đơn GTGT (người bán hàng, người mua hàng,…)
Với những trường hợp nêu trên, hóa đơn giá trị gia tăng sẽ trở nên không hợp lệ và sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và ghi tính trừ chi phí trong thuế TNDN.
Miễn thuế thu nhập cá nhân khi mua bán nhà đất cần chuẩn bị hồ sơ gì?
Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn đối với từng loại
Chữ ký số HSM là gì? Chữ ký số HSM có sử dụng để ký hóa đơn điện tử được không?
Bản chất của chữ ký số HSM đó là sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa, sử dụng các giao thức mạng để truyền nhận, xử lý lệnh ký. Do đó chức năng của chữ ký số HSM cũng tương tự như đối với USB token và có thể sử dụng để ký hóa đơn.
Nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ thì khi lập hóa đơn điện tử có thể được miễn chữ ký bên mua. Kế toán DN có thể căn cứ vào từng trường hợp để sử dụng chữ ký số đúng với quy định.
