Các kỹ năng nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn vô cùng nhiều, do vậy, đòi hỏi các kế toán cần phải ghi nhớ và nắm rõ từng kỹ năng nghiệp vụ để ứng dụng vào thực tiễn công việc một cách tốt nhất. Ngoài tìm kiếm cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ, các kế toán cần nắm rõ quy trình hủy hóa đơn giấy để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử khi thời hạn bắt buộc sử dụng hình thức hóa đơn này đang đến gần.
Thủ tục hủy hóa đơn giấy
Thủ tục hủy hóa đơn sẽ bao gồm các bước sau:
Bước 1: Các doanh nghiệp thực hiện thành lập hội đồng hủy hóa đơn
Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. Ở bước này, doanh nghiệp cần phải ghi chi tiết trên bảng kiểm kê các thông tin như: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy….
Bước 3: Tiến hành lập biên bản hủy hóa đơn
Bước 4: thực hiện làm thông báo kết quả hủy hóa đơn. Thời hạn gửi thông báo kết quan chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện việc hủy hóa đơn.
Như vậy, chỉ với 04 bước đơn giản doanh nghiệp đã có thể thực hiện xong xuôi việc hủy hóa đơn giấy để chuyển sang sử dụng hình thức hóa đơn điện tử. Tại mỗi bước này đều yêu cầu các doanh nghiệp phải thực hiện cần trọng, đảm bảo điền đúng nội dung thông tin, tránh trường hợp có sai sót.
Vậy, thời hạn hủy hóa đơn được quy định như thế nào?
Theo quy định nếu doanh nghiệp có hóa đơn không tiếp tục sử dụng thì phải thực hiện việc hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn được quy định chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Nếu trong trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thì thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc kể từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Vậy có nhất thiết phải hủy hóa đơn giấy trước khi sử dụng hóa đơn điện tử hay không?
Tại thời điểm hiện tại các doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng song song cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Như vậy đối với các doanh nghiệp vẫn đang còn hóa đơn giấy và muốn sử dụng hóa đơn điện tử thì có thể triển khai song song cả 2 hình thức hóa đơn này, vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí, không gây lãng phí, vừa đảm bảo được tiếp cận sớm với hình thức hóa đơn điện tử.
Mức xử phạt đối với chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng sai quy định
Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn đối với từng loại
Tuy nhiên, kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020 thì các doanh nghiệp bắt buộc phải triển khai sử dụng hóa đơn điện tử. Vào thời điểm này thì bắt buộc phải hủy hoàn toàn hóa đơn giấy còn sót lại trước khi sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là quy định bắt buộc do vậy các kế toán cần phải nắm rõ quy định này để có thể triển khai phổ biến quy trình hủy hóa đơn giấy chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp mình.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp kế toán doanh nghiệp nắm được rõ thủ tục hủy hóa đơn giấy để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, nắm được quy định về thời hạn hủy hóa đơn điện tử hiện nay. Bên cạnh đó, kế toán doanh nghiệp cũng có thể tìm hiểu thêm về mức phạt vi phạm về hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo kết quả hủy hóa đơn, chậm nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn. Các mức phạt này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp, do vậy, kế toán cần lưu ý để thực hiện.
